Att planera dagen låter enkelt, men hur ofta slutar det med att du stressar ändå eller aldrig riktigt hinner med allt? Jag har prövat mecka med scheman, appar och listor i flera år – och kan säga att även experterna snubblar på samma saker. Förra veckan läste jag om några riktigt intressanta fallgropar som kloka personer rekommenderar att man ska hålla sig borta från. Och ja, det kan göra skillnad, fast kanske inte för alla.
De klassiska tidsfällorna – undvik dem!
- Överfyll kalendern. Vi tenderar att boka in för många möten eller uppgifter, som om det aldrig fanns något som heter paus. Kollegan på jobbet sa just till mig att han alltid lämnar minst 30 minuter per dag “tomma” för oförutsedda grejer – smart, egentligen.
- Multitasking – en myt. Flera studier visar att vi blir sämre på allt när vi försöker göra flera saker samtidigt. Fast tänk om allt bara blev gjort snabbare? Kanske, men jag har märkt att det ofta blir tvärtom.
- Att “vänta på rätt tid.” Många skjuter upp saker för att de tror att de är mer produktiva senare. Men vad händer? De skjuter bara upp och stressen växer. Det var min kompis som tipsade mig om den här – kör på, även om du känner dig halvtrött.
Hur kan du planera smartare, då?
Några enkla knep som jag testat, och som får mig att känna att dagen faktiskt funkar:
- Prioritera endast 3 viktiga saker per dag. Välj ut dom där uppgifterna som betyder mest. Att se dem klart gör det lättare att börja och stoppar dig från att rusa runt utan mål.
- Använd metoden “pomodoro”. Det betyder att du jobbar fokuserat 25 minuter och sen tar kort paus. Efter fyra sådana pass kan du ta en längre vila – en bra idé för dig som lätt tappar tråden.
- Planera kvällen innan. Jag brukar göra en kort to-do-lista på kvällen, så slipper jag börja morgonen med stress och beslutsångest. Det gör något med hjärnan, fast det låter simpelt.
Smarta appar och andra verktyg
Jag vet att alla har sina favoriter, men en sak är tydlig: appar som kombinerar kalender och uppgiftshanterare kan hjälpa dig att hålla koll utan att känna dig överväldigad. T.ex. Google Kalender i kombination med Todoist funkar fint för många här i Sverige, och du kan enkelt anpassa aviseringar så att de inte stör allt för mycket.
Så, vad är egentligen nyckeln?
Kanske handlar det inte om att planera perfekt, utan att planera smart nog för dig. Alla har olika rytmer – jag är mest produktiv på förmiddagen, en kollega jobbar snabbast sent på kvällen. Att förstå när du är som bäst, och lägga viktigast saker då, verkar vara en bra grej. även om jag inte är helt säker på hur medvetna alla är om detta.
kort sagt – sluta stressa över att “göra allt” och försök istället göra det du väljer att göra, bra nog och i tid. Testa några tips från den här listan nästa gång du sätter dig med din agenda, och hör gärna av dig om det funkar, eller vad som inte gör det. En plan är ju bara så bra som du följer den, eller hur?