Vi planerar våra dagar, som om tid vore oändligt. Men ändå känns det ofta som att timmarna flyger förbi, och jobbet blir aldrig riktigt klart. Känner du igen dig? Kanske är det inte bara trötthet eller för mycket på tallriken — utan själva schemat som spökar. Jag har testat massa olika metoder under åren, och märkt att små fel i planeringen kan lamslå hela dagen. Så vad är det egentligen som sabbar produktiviteten? Här är några typiska fällor jag snubblat på, och som du kanske också gör.
Fel nummer 1: Överskattar din kapacitet
Hur många gånger har du klämt in typ 10 grejer på en dag, bara för att halva listan aldrig blir av? Jag har definitivt varit där. Problemet är att vi tror att vi är mer effektiv än vi är. Forskning visar att hjärnan behöver pauser — och du är inte en maskin.
- Lösning: Avsätt realistiska tidsblock, med 5-10 minuters paus mellan. Testa metoden Pomodoro om du inte redan gör det.
- Och försök prioritera! Inte allt måste göras samma dag.
Fel nummer 2: Ignorerar när du är som mest produktiv
Alla har olika dygnsrytm, men många lägger in de viktigaste grejerna utan så mycket eftertanke. Jag vet en kompis i Stockholm som alltid kämpar med skrivjobb sent på kvällen — trots att han är en “morgonmänniska”. Det är lite som att planera en skidresa utan snö, ni vet.
- Tips: Lägg svåra eller krävande uppgifter under dina “peak hours”. Mjukare jobb kan vara senare på dagen.
- Passa på att utnyttja den svenska lunchtimmen för att ladda batterierna ordentligt, det gör skillnad.
Fel nummer 3: Schemalägger multitasking
Jag läste nyligen en artikel i vår chatt som sa att multitasking minskar koncentrationen med upp till 40%. Det stämmer nog — i alla fall på mig. Trots det försöker vi slutföra mejl, hålla möten och svara på sms samtidigt. Inte konstigt att det går knackigt ibland.
- Försök stänga av onödiga notifieringar under fokus-”doften”.
- Fokusera på en grej i taget — även om det känns långsamt, är det oftare smartare.
Fel nummer 4: Glömmer att planera tid för oförutsedda händelser
På jobbet, eller hemma — något oväntat händer alltid. Men schemat är stenhårt, och när en grej drar ut på tiden blir hela dagen en kamp. Jag vet att vissa tror att en maximal fyllning av kalendern visar effektivitet, men i praktiken? Du blir bara stressad.
- Släpp in buffertar på 15-30 minuter mellan möten eller uppgifter.
- Det gör att även om något går snett — eller du behöver en extra kaffepaus — klarar du dagen bättre.
Slutsats: ditt schema är inte heligt
Jag vill inte säga att det finns en universallösning — men det är värt att fundera på vad som faktiskt funkar för dig. Jag ändrar ofta mitt schema efter känsla, jobb och till och med årstid (Stockholmsmörkrets påverkan är verklig). Om du prioriterar tid för återhämtning, undviker multitasking och lägger upp realistiska planer så kanske du också slipper känna dig överkörd vid eftermiddagen.
Vad har du för vanliga misstag i ditt schema? Dela gärna i kommentarerna, eller håll det för dig själv.